Jak wystawić się na targach - mini przewodnik

JAK WYSTAWIĆ SIĘ NA TARGACH - MINI PRZEWODNIK

Targi i wystawy są jednym z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych. Umożliwiają nie tylko nawiązanie lub utrzymanie kontaktów z partnerami handlowymi, ale są również doskonałą przestrzenią do zaprezentowania i wypromowania nowych produktów i usług, budowania wizerunku firmy zarówno na arenie krajowej, jak i międzynarodowej, dają również możliwość poznania oferty konkurencji oraz śledzenia bieżących trendów rynkowych.

Znaczenie targów jest więc nie do przecenienia i nic dziwnego, że tak wiele firm postrzega udział w nich, jako szansę na promocję i rozwój. Nasuwają się zatem pytania: jak zorganizować targi, jak się zaprezentować na targach oraz jak przygotować się na targi, na które odpowiemy w dalszej części artykułu.

ALE PO CO WYSTAWIAĆ SIĘ NA TARGACH?

Wybór imprezy targowej nie jest zadaniem łatwym i powinien być zawsze skorelowany z celami marketingowymi firmy. Istotne jest również określenie choćby przybliżonych ram budżetowych, jakie firma chce przeznaczyć na promocję. Należy pamiętać, że na ogólny koszt wystąpienia targowego składa się wiele pozycji.

Pierwszym krokiem, jeszcze przed podjęciem decyzji o uczestniczeniu w danej imprezie targowej, powinno być właśnie określenie celów, jakie firma chce osiągnąć poprzez swój udział w nich.

Jasno sprecyzowane cele, określenie tego jaki zasięg chcemy uzyskać i do jakich klientów dotrzeć, są kluczem w dokonaniu właściwego wyboru imprezy targowej, zarówno w zakresie jej tematyki, jak i lokalizacji (targi lokalne, targi krajowe lub targi międzynarodowe).

ORGANIZACJA TARGÓW – KROK PO KROKU

                Decyzja o udziale w określonej imprezie targowej to zaledwie początek organizacyjnego maratonu. Jego pierwszym i najważniejszym elementem powinno być zgłoszenie chęci udziału w targach u Organizatora danego wydarzenia. Zazwyczaj przyszli wystawcy mogą dokonywać zgłoszenia poprzez rejestrację on-line, wykorzystując różnego rodzaju formularze zgłoszeniowe. Ważny jest czas, w jakim wyrazimy chęć udziału w imprezie targowej. Niektóre targi, zwłaszcza targi zagraniczne, dają możliwość rejestracji nawet 2 lata przed planowaną imprezą. Warto o tym pamiętać, gdyż termin zgłoszenia może w dużej mierze wpłynąć na przyznany rozmiar oraz lokalizację stoiska. Im wcześniej wysłane zgłoszenie, tym większa szansa na to, że lokalizacja stoiska targowego będzie w pełni odpowiadała oczekiwaniom.

W dalszej części wpisu będziemy się skupiać na kwestiach najbardziej związanych z profilem działalności naszej firmy, czyli przygotowaniem projektu stoiska oraz wykonaniem zabudowy na targach. Trzeba jednak pamiętać, że opracowanie projektu to tylko jeden z kroków w organizacji wystąpienia targowego, a przygotowania obejmują wiele innych aspektów, takich jak: opracowanie materiałów reklamowych, katalogów, zorganizowanie zaproszeń i biletów wstępu, rezerwacja parkingów, transportu i zakwaterowania dla ekipy odpowiedzialnej za obsługę stoiska w trakcie trwania imprezy i wiele innych (catering, personel pomocniczy, sprzątanie w trakcie targów, itp.).

STOISKO TARGOWE CENA

Rynek targowy w Polsce to niemal 5 tysięcy firm, specjalizujących się nie tylko w projektowaniu i budowaniu stoisk targowych, ale oferujących różnego rodzaju usługi okołotargowe, takie jak wynajem mebli i sprzętu RTV, produkcja grafik, organizacja logistyki, czy wynajem personelu pomocniczego na (hostessy, ochrona, itp.).

Jeśli chodzi o wykonanie zabudowy stoiska targowego, wystawcy mają zazwyczaj do wyboru kilka opcji:

- wykonanie zabudowy stoiska targowego we własnym zakresie,

- wykupienie zabudowy stoiska targowego od organizatora targów,

- zlecenie wykonania zabudowy targowej firmie zewnętrznej.

W przypadku gdy szczególny nacisk jest położony na utrzymanie jak najniższej ceny zabudowy, wykonanie stoiska we własnym zakresie lub zamówienie go na targach jest najlepszym rozwiązaniem. Organizatorzy targów zazwyczaj posiadają w ofercie opcję wykonania kompleksowej zabudowy (wygląd takich stoisk wystawowych jest zestandaryzowany, zazwyczaj są to konstrukcje systemowe). W zależności od organizatora, istnieje możliwość zindywidualizowania wyglądu stoiska, ułatwiając sobie wyróżnienie się na tle konkurencji, natomiast wiąże się to z dodatkowymi kosztami.

Biorąc pod uwagę złożoność w przygotowaniu nawet najprostszego stoiska wystawowego, wykonanie projektu stoiska oraz jego zabudowę najlepiej powierzyć wyspecjalizowanej firmie, która przeprowadzi Państwa przez wszystkie etapy przygotowania projektu i jego realizacji. Będzie też służyła radą i fachową pomocą we wszystkich kwestiach organizacyjno-technicznych.

PROJEKT STOISKA TARGOWEGO

Decydując się na wykonanie zabudowy stoiska przez specjalistyczną zewnętrzną firmę wystawienniczą, zajmującą się kompleksowo projektowaniem i budową stoisk wystawowych, pierwszym krokiem jest zazwyczaj przygotowanie projektu zabudowy. Profesjonalne firmy, w tym również EXPO-INSTAL, posiadają całe działy projektowe, które specjalizują się jedynie w projektowaniu stoisk targowych, znają specyfikę danych targów oraz materiały wykorzystywane przy konstruowaniu zabudowy targowej. Są również na bieżąco, jeśli chodzi o najnowsze trendy w wystawiennictwie targowym oraz techniki reklamowe stosowane w projektach stoisk targowych, umożliwiające najefektowniejsze przedstawienie produktu lub usługi Państwa firmy. Daje to możliwość indywidualnego i innowacyjnego podejścia do każdego projektu oraz pewność, że zaproponowane rozwiązania będą atrakcyjne wizualnie, bezpieczne, ale również, co najważniejsze doskonale spełnią swoją rolę, jako element strategii marketingowej firmy. W końcu targi książki, targi pracy czy targi motoryzacji mają całkowicie różną charakterystykę, a produkty na nich prezentowane wymagają odmiennej oprawy wizualnej.

Częstym pytaniem, które zadają sobie wystawcy na tym etapie jest to, ile kosztuje projekt stoiska targowego. Jest to kwestia indywidualna i zależy od firmy i indywidualnych ustaleń. W naszej firmie przygotowanie wstępnej koncepcji zabudowy oraz trzy kolejne poprawki są zawsze wykonywane bezpłatnie.

Przed rozpoczęciem pracy nad projektem stoiska wystawowego konieczne jest uzyskanie jak największej ilości informacji, które pozwolą poznać oczekiwania wystawcy odnośnie planowanej zabudowy targowej. Zdarza się, że wystawcy, zwłaszcza biorący udział w targach po raz pierwszy, nie do końca wiedzą, co powinno zawierać standardowe zapytanie, dlatego dla ułatwienia, zamieszczamy poniżej listę najważniejszych zagadnień:

- nazwa targów, w których planowane jest uczestnictwo, ewentualnie ich data i miejsce,

- mapka lokalizacyjna stoiska, z jego wymiarami i ułożeniem w obrębie hali,

- preferowany rodzaj zabudowy stoiska targowego (o możliwych rodzajach zabudowy piszemy poniżej),

- informacje, co powinno zostać zaplanowane w obrębie stoiska, np.: zaplecze, miejsca do rozmów (w przestrzeni otwartej stoiska/sale konferencyjne/saloniki VIP), lada recepcyjna/barowa, itp.,

- informacja o planowanej ekspozycji produktów (ich ilość, wielkość, preferencje, co do sposobu prezentacji – często sposób, w jaki dany produkt ma być pokazany może determinować układ i wygląd stoiska wystawowego),

- preferencje odnośnie kolorystyki, oprawy graficznej, wyposażenia w meble i sprzęt AV,

- logo w formacie wektorowym, np. pdf, cdr lub ai,

- planowany budżet na wykonanie zabudowy.

Z doświadczenia wiemy, że częstym problemem jest określenie preferowanego rodzaju zabudowy stoiska targowego. Jest tutaj do wyboru kilka opcji, a każda z nich będzie się różniła rodzajem wykorzystanych materiałów oraz ceną.

Stoisko targowe systemowe – rodzaj zabudowy wykorzystujący gotowe profile metalowe, które można ze sobą łączyć w ściśle określonych konfiguracjach. W zależności od typu, możemy uzyskiwać proste lub zaokrąglone kształty ścian i fryzów. Profile są widoczne a wypełnienia między nimi stanowi w standardzie biała płyta, która może zostać pokryta kolorową folią lub dowolnym wydrukiem, z pliku dostarczonego przez klienta. Jest to najbardziej ekonomiczna opcja zabudowy stoiska targowego.

Stoisko targowe niestandardowe – często określane jako stoisko targowe drewniane czy stoisko targowe indywidualne; typ zabudowy, który ze względu na zastosowane materiały konstrukcyjne daje możliwość dopasowana do określonych potrzeb wystawcy, daje praktycznie nieograniczone możliwości aranżacyjne i nadaje stoisku niepowtarzalnego, indywidualnego charakteru. Konstrukcje tego typu opierają się na specjalnie pod dany projekt przygotowywanych elementach z drewna i płyt drewnopochodnych, laminatach i elementach lakierowanych. Do ich tworzenia wykorzystuje się również pleksi, szkło, metal i wiele innych. Ograniczeniem tutaj jest jedynie wyobraźnia projektanta. Ze względu na rodzaj wykorzystywanych materiałów stoiska targowe tego typu są droższe od standardowej zabudowy systemowej.

Stoisko targowe mieszane – jest to rodzaj zabudowy targowej łączący elementy stoiska systemowego z niestandardowym, w różnych proporcjach. Mogą być to np. ściany wykonane w systemie i połączone z fryzem w konstrukcji drewnianej lub jakakolwiek inna kombinacja, łącząca te dwa rozwiązania konstrukcyjne. Jest to dobry sposób na uatrakcyjnienie, podniesienie efektu wizualnego oraz urozmaicenie stoiska, a jednocześnie wpływa na pewną optymalizację kosztów.

We wszystkich tych przypadkach pojawia się kwestia własności stoiska po targach. O ile nie zostało to inaczej ustalone między stronami, regułą jest, że zabudowa targowa jest wypożyczana klientowi na okres trwania targów i stanowi własność firmy zabudowującej.

Opracowanie projektu zabudowy stoiska targowego, w zależności od metrażu oraz stopnia skomplikowania konstrukcji, to czasem nawet kilka miesięcy wytężonej pracy związanej z opracowaniem koncepcji, nanoszeniem poprawek i uzgadnianiem szczegółów. Kształt i oprawa wizualna stoiska to jednak tylko jeden z elementów całego procesu tworzenia. Równolegle z pracami projektowymi idzie również opracowywanie wielu zagadnień technicznych, które zapewnią bezpieczne i niezakłócone funkcjonowanie stoiska w trakcie imprezy. Projekt spełniający techniczne warunki zabudowy w danej lokalizacji, użycie certyfikowanych materiałów oraz zamówienie odpowiednich przyłączy (prąd, woda, sprężone powietrze, podwieszanie elementów) jest równie ważne, jak odpowiednia koncepcja wizualna. Zaniedbanie któregokolwiek z tych elementów może spowodować problemy już na etapie realizacji projektu, czyli podczas budowy stoiska targowego. Dlatego tak ważne jest powierzenie prac profesjonalnym firmom targowym z doświadczeniem. Expo-Instal, jako doświadczona firma wystawiennicza oferuje kompleksową obsługę, również jeśli chodzi o wszystkie kwestie formalne, jak i techniczne. Zadbamy zarówno o zatwierdzenie projektu u organizatora, udzielimy również merytorycznego wsparcia w zamawianiu przyłączy i dodatkowych usług targowych. Naszym celem jest zawsze stworzenie przestrzeni idealnie dopasowanej do konkretnych potrzeb klienta, funkcjonalnej i bezpiecznej.

PROJEKT STOISKA TARGOWEGO I CO DALEJ?

Przygotowanie i zatwierdzenie projektu stoiska wystawowego, zarówno przez klienta, jak i organizatora targów, otwiera kolejny etap, którym jest przygotowanie poszczególnych elementów składających się na zabudowę stoiska targowego. Rozpoczyna się on od przygotowania szczegółowych rysunków technicznych wraz ze specyfikacją materiałową, która pozwala na zamówienie odpowiednich surowców potrzebnych w produkcji. Materiały trafiają następnie na stolarnię, gdzie powstają elementy ścian, fryzów oraz innych konstrukcji. W zależności od ustalonego rodzaju wykończenia, tak przygotowane komponenty mogą być wstępnie pomalowane, bądź trafić do lakierni. Jednocześnie organizowane jest, tak istotne dla każdej ekspozycji targowej oświetlenie oraz oprawa graficzna, a więc wszelkiego rodzaju wydruki na tkaninach, banerach, foliach, oznakowanie przestrzenne 3D oraz wycięte z folii samoprzylepnej. Kompletowane jest również wszelkiego rodzaju wyposażenie dodatkowe, a więc meble i sprzęty potrzebne w kuchni, czy na zapleczu, elementy dekoracyjne, np. różnego rodzaju kwiaty i rośliny zielone, a także sprzęt audio video (począwszy od prostych zestawów z TV, po bardziej złożone ściany videowall i LED, ekrany dotykowe i wiele innych).

Tak przygotowane materiały muszą zostać przetransportowane do miejsca docelowego imprezy, gdzie odbywa się montaż stoiska wystawowego. Odpowiednio zorganizowana logistyka, na którą składa się również sprawne i szybkie rozładowanie elementów stoiska targowego w miejscu zabudowy odgrywa bardzo dużą rolę w harmonogramie prac montażowych, który nierzadko jest bardzo ograniczony czasowo. Nie mniejszą rolę odgrywa również doświadczona ekipa budująca stoiska targowe. To wszystko razem przekłada się na sukces organizacyjny i pełną satysfakcję klienta w momencie przekazania gotowej do użytkowania zabudowy targowej.

A CO PO TARGACH?

Zapewnienie pełnej i kompleksowej obsługi przez firmę budującą stoisko targowe, obejmuje również jego demontaż po targach, w okresie ściśle określonym przez organizatora.

W przypadku stoisk systemowych, konstrukcja jest rozkręcana a elementy metalowe, po sprawdzeniu i ewentualnym oczyszczeniu, będą ponownie wykorzystane przy okazji innych realizacji. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku stoisk indywidualnych (stoisk targowych drewnianych). Część elementów, zwłaszcza ruchomych, np. lady można ponownie wykorzystać. Pozostałe konstrukcje, takie jak ściany czy fryzy przy demontażu z reguły ulegają uszkodzeniu i nie nadają się do ponownego użycia. Te elementy wymagają odpowiedniej utylizacji lub poddania recyklingowi, zawsze gdy jest to możliwe.

Kompleksowe przygotowanie wystąpienia targowego, wpisującego się jak najlepiej w strategię marketingową firmy to proces wieloetapowy, wymagający czasu i pełnego zaangażowania. Warto, tam gdzie to możliwe, powierzyć organizację profesjonalistom, którzy będą służyć radą i doświadczeniem na każdym etapie przygotowań. Firma Expo-Instal oferuje Państwu swoje usługi jako rzetelny i zaufany partner w dziedzinie projektowania i budowy stoisk targowych od niemal 30 lat.

Zapraszamy do współpracy! KONTAKT